Como Criar um Email Profissional e Configurar Cliente de Email
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Como Criar um Email Profissional e Configurar Cliente de Email

Ter uma conta de email profissional é crucial para toda companhia. Primeiramente porque passa uma impressão de profissionalidade para os clientes e parceiros de negócios. Em segundo lugar, as plataformas de email corporativo são mais seguras do que aquelas de correio eletrônico pessoal, já que eles oferecem proteção contra violações e perdas de dados.

Neste artigo, você irá aprender como criar um email profissional.

Por que Ter um Email Profissional?

Um email empresarial permite que você use o nome de domínio da sua companhia ao invés do domínio da plataforma que você está usando. Então, no lugar de aparecer nome@gmail.com, você pode ter um endereço como nome@empresa.com.

Como emails são a terceira fonte mais influente de compartilhamento de informações em negócios, usar uma conta de email profissional é uma obrigação para toda companhia.

Para além de dar um ar de profissionalidade, isso também traz alguns benefícios. Primeiramente, aumenta a confiança de potenciais clientes. Se o email não tem o nome da empresa nele, existe uma grande chance de que suas mensagens eletrônicas serão marcadas como spam.

Mais do que isso, as pessoas que verão o seu endereço poderão imediatamente identificar de que firma você é – aumentando o reconhecimento de sua maca.

Apesar de serviços de email corporativo normalmente terem o seu custo, existem algumas maneira de você contratá-los de graça. Além do mais, eles são fáceis de se configurar e requerem pouco conhecimento técnico.

Quais São os Pré-requisitos?

Para ter uma conta de email profissional, você precisa de um nome de domínio e de um website. Como mais e mais pessoas usam a internet para encontrar serviços e produtos, ter uma presença online é crucial para o seu negócio.

Para criar um site, você precisa escolher um provedor de hospedagem web e registrar uma conta. Porém, antes disso, você precisa comprar um domínio de algum registrar.

A Hostinger é um ótimo lugar para começar. Tudo bem que somos suspeitos para falar, mas nós oferecemos serviços acessíveis e de boa qualidade, assim como registros de domínios!

No tutorial abaixo, nós vamos mostrar para você como registrar um domínio e contratar um serviço de hospedagem.

Registre um Domínio

A jornada para criar uma conta de email personalizada começa com o registro de um domínio. Nós da Hostinger oferecemos uma ótima ferramenta para verificação e registro de domínio, com valores a partir de R$2,90!

Pesquise o domínio que você deseja registrar e a ferramenta vai apresentar uma lista de possibilidades de extensões.

Para saber mais sobre registro de domínio, confira nosso guia completo.

Ei! Já está sabendo da nossa super Promoção? Temos descontos de até 90%! Está imperdível. Confira!

Se você já possui um domínio também pode utilizá-lo. Você precisa adicionar o domínio em sua conta de hospedagem e alterar o apontamento DNS para nossos servidores. Você também tem a opção de transferir seu domínio para a Hostinger, mas isso não é obrigatório para que seu serviço de email funcione.

Contrate um Serviço de Hospedagem

  1. Vá para a página inicial da Hostinger, clique em produtos no topo da página e então selecione o serviço de hospedagem que você deseja. Para este tutorial, nós escolhemos a hospedagem de sites compartilhada.

página inicial do site da hostinger2. Escolha o plano que você deseja e clique em adicionar ao carrinho.

lista de planos de hospedagem compartilhada da hostinger

  1. Antes de realizar um pagamento, garanta que você escolheu a duração desejada do seu plano de assinatura.

site de escolha da duração do contrato de hospedagem hostinger

Escolha um Provedor de Email

Agora que você já tem um domínio, o próximo passo é escolher um provedor de email. Na Hostinger oferecemos algumas soluções de serviços de email para criar seu próprio endereço de email profissional:

  1. Email Business: todos os planos de hospedagem de sites incluem uma conta de email business por 6 meses grátis.
  2. Email Premium: como alternativa, você pode escolher a solução de hospedagem de email premium que oferece recursos extras, limites de envios mais altos e várias ferramentas para otimizar seu trabalho.

Os usuários da Hostinger encontram os serviços de email Premium na aba Store dentro do painel de controle.

Se você precisa apenas de serviços de email, ou seja, não precisa de uma hospedagem de sites, então os planos premium são exatamente o que você procura. Mas se você tem planos de criar um site próprio no futuro, recomendamos comprar um pacote completo.

Configure Serviço de Emails

Os passos de configuração do serviço de email podem ser um pouco diferentes de acordo com o plano escolhido.

Email Padrão Hostinger

Já que todos os planos de hospedagem incluem um serviço de email por padrão, você só precisa se certificar que o domínio está apontando corretamente para nossos servidores. Com o domínio apontado, você só precisa acessar a opção Contas de Email dentro do painel de controle para criar novas contas de email e realizar outras configurações.

Para criar uma conta de email basta digitar o nome da conta, definir uma senha e clicar em Criar.

Sua conta de email está pronta para uso!

Serviços de Email Premium

Também oferecemos três outras soluções de email que valem a pena ser consideradas. Se você não planeja hospedagem um site, esses são os planos para você! Com eles você pode ter um serviço de email totalmente funcional sem precisar contratar uma conta de hospedagem.

Email Business

Uma solução de email poderosa e barata com diversas ferramentas para ajudar você a atingir suas metas de marketing.

Assim que você contrata o produto, um botão de configuração será mostrado no seu painel de controle.

  1. Assim que iniciar a configuração, algumas pequenas alterações no DNS devem ser feitas.
  2. Se o seu domínio estiver apontado para a Hostinger, então as alterações serão feitas automaticamente.
  3. Finalmente, você será redirecionado para a página de gerenciamento, onde poderá criar uma conta de email e acessar o webmail.
Email Enterprise

Esta solução oferece algumas ferramentas extras, além de ter um limite de envio de emails maior. É recomendado para negócios maiores.

O processo de configuração é praticamente idêntico ao Email Business.

  1. Depois de adicionar o domínio, também será necessário realizar alterações na zona DNS.
  2. Assim como no Email Business, as alterações são feitas automaticamente nos domínios que já estão apontando para nossos nameservers.
  3. Então é só criar sua conta de email e utilizar o serviço.
G Suite

G Suite é uma poderosa solução de email desenvolvida pelo Google, e que também disponibilizamos na Hostinger.

Depois de finalizar o pedido, o botão de configuração estará disponível na tela inicial do painel de controle.

  1. Se o domínio estiver apontado para a Hostinger, todos os registros MX serão adicionados automaticamente. Caso contrário, altere os registros de forma manual.
  2. Assim que completada a etapa anterior, acesse o painel para criar uma nova conta de email admin e realizar tarefas de gerenciamento.

Clique no botão Criar para começar a configuração da conta de email admin.

Quando você preencher todos os detalhes, siga em frente e acesse a nova conta de administrador que acabou de criar.

Para finalizar a configuração e começar a usar os serviços você precisa verificar o domínio no Google.

Configure Seu Endereço de Email

Antes de sair enviando emails, recomendamos você personalizar sua conta de email para ter um toque mais profissional.

  • Se você possui um negócio, é importante ter contas de email específicas para cada área (ex contato@meusite.com ou suporte@meusite.com).
  • Caso sua meta seja fazer contato, você vai precisar de uma abordagem diferente. Você pode usar algo como nome@meusite.com ou nome.sobrenome@meusite.com).

De acordo com pesquisas, cerca de 60% dos destinatários levam em consideração o endereço do remetente para decidir abrir ou não o email.

Outro recurso simples, mas muito importante, é a assinatura de email. Nela você consegue adicionar informações cruciais sobre a empresa, como informações de contato, logo, endereços de email, redes sociais, etc. Tudo que possa expandir a visibilidade do seu negócio.

Existem diversas ferramentas online que ajudam a criar uma assinatura bonita e cativante. Por exemplo:

Depois de criada, vá até as configurações do email e cole. Por exemplo, se você está utilizando o webmail da Hostinger, isso deve ser feito em Webmail › Configurações › Identidades.

Configure um Cliente de Email

Para quem possui muitas contas de email, o mais recomendado é usar um cliente de email para gerenciar todas as contas. Abaixo vamos mostrar onde encontrar os dados para configurar suas contas de email em alguns dos clientes mais conhecidos e usados: Outlook e Mac Mail.

Localizando as configurações do servidor IMAP/POP3 e SMTP

Primeiro, vamos acessar o painel de controle da hospedagem. As configurações diferem de acordo com o serviço de email escolhido, então vamos mostrar onde encontrar as informações em cada um dos planos.

Email da Hostinger

Acesse a opção Contas de Email, que faz parte da seção Emails. Descendo a tela você vai encontrar as configurações do servidor.

detalhes do email

Emails Business/Enterprise

Primeiro acesse o Webmail e faça login em sua conta de email.

acessar webmail enterprise

Vá até a seção de Configurações, que você vai encontrar ao clicar no ícone com três barras brancas horizontais em fundo azul, no canto superior direito da tela.

Acesse a aba Contas. Clique no botão Editar para achar os dados do servidor de envio e recebimento (IMAP e SMTP).

editar conta de email

G Suite

Abra o Gmail e faça login. Então clique no ícone de de engrenagem no canto superior direito e vá em Configurações. Procure a aba Encaminhamento e POP/IMAP.

Certifique que o IMAP esteja ativo e salve as configurações. Então a seção com as instruções de configuração será exibida.

editar conta de email gsuitePara mais detalhes, confira o guia do Google para configuração IMAP.

Adicionando contas ao cliente de email

Com esses detalhes em mão, você já pode adicionar contas no cliente de email. Preparamos tutoriais mostramos com o passo a passo de como configurar o Outlook, Thunderbird e Mac Mail. Confira também os tutoriais para dispositivos móveis iPhone e Android.

Email empresarial no Gmail

Se você já tem um serviço de hospedagem e quer configurá-lo para usar no Gmail. Para isso vamos demonstrar através do nosso painel da Hostinger.

Confira o vídeo.

Email personalizado na Microsoft

O Office 365 da Microsoft, composto pelos famosos aplicativos Outlook, Word, Excel e Power Point, possui alguns planos empresariais com email personalizado incluso.

  1. Escolha o seu plano e clique em comprar. Atente-se para que o plano escolhido tenha a opção de emails personalizados.
  2. Preencha a próxima página com os dados da sua empresa.
  3. Crie sua conta.

Note que precisará criar seu email como seunome@empresateste.onmicrosoft.com e posteriormente, dentro do seu painel, você vai alterar para seu email personalizado no Portal de Administração do Office 365.

Agora que você criou sua conta de email na Microsoft, é preciso seguir alguns passos para configurar o seu domínio e começar usar seu email institucional.

Com auxílio da Microsoft, veja as orientações de quais informações você precisa antes de começar, como solicitar ajuda e quais os benefícios e aplicativos que tem acesso neste vídeo.

No Admin Center é possível criar novas contas personalizadas de usuários.
como configurar meu email no gsuite

Em seguida, instale a versão completa do Office. Você pode fazê-lo clicando aqui e acessa com seu email corporativo e senha. Cada pessoa que fará uso do email corporativo deve ter o Office instalado em sua máquina.

Como criar seu servidor de email VPS

Algumas empresas decidem por criar seu próprio servidor de email utilizando o VPS ou um servidor dedicado.

Das vantagens de se criar um servidor de emails destacamos a possibilidade de uma configuração personalizada, privacidade e controle total para resolução de problemas.

O Zimbra é uma ferramenta que oferece um software de servidor e cliente de código aberto para troca de mensagens e colaboração, e pode ser aplicado no Linux.

Outra opção é o Postfix,  um software de código-aberto patrocinado pela IBM que atua como um agente de transferência de e-mails (ou MTA), um servidor de emails.

Dica: para verificar se o servidor de email está configurado, consulte no Mail Tester ou no Secure Email.

Pronto! Agora você já sabe o caminho e como criar um email corporativo para usar no dia a dia da sua empresa.

Assim você poderá se relacionar com seus clientes e sua equipe com mais segurança e credibilidade.

Bônus: Dicas de segurança

Como em todo ambiente online, esteja atento quanto à segurança dos seus dados e ações na rede através do seu email profissional. Veja algumas dicas de segurança para o servidor e para o cliente.

Segurança para o servidor de email

Antiscam – Phishing Scam

Scam é uma prática maliciosa que utilizam emails para obter de forma indevida informações confidenciais como login e senhas, dados pessoais, dados de cartão de crédito.

Geralmente esses golpes virtuais são praticados através de emails com ofertas absurdas que prometem benefícios atraentes por meio de pouco esforço por parte do leitor, geralmente poucos cliques.

Para se prevenir contra scams, faça a configuração do SPF e/ ou do DKIM. Na Base de conhecimento da Hostinger você encontra o passo a passo para habilitar ou adicionar registros SPF. Estes recursos vão validar a origem do servidor de saída do email.

Filtros Antispam

Antispam é um serviço que impede o recebimento de mensagens indesejadas. O Gmail já possui filtro antispam. Mas caso queira instalar manualmente no seu servidor, estão entre os mais famosos SPAMfighter, SpamWeed e SpamSieve.

Vírus – Cuidado com anexos

Oriente toda sua equipe quanto à abertura de anexos maliciosos enviados por criminosos do mundo digital.

Ao clicar em arquivos como estes, o vírus recebe abertura para se instalar na máquina e pode roubar, danificar e prejudicar dados e arquivos confidenciais. Veja o exemplo:

vírus via emails

Segurança para o usuário

Estas orientações a seguir devem ser disseminadas entre os colaboradores que utilizam o email corporativo.

Two Steps Verification

A verificação de dois passos é uma forma de autenticação acionada na hora de fazer o login em um email. Caso a ação seja feita de máquinas não reconhecidas, o dono do email será informado através do email secundário, SMS ou aplicativo próprio que há um tentativa de login para ser confirmada.

Links maliciosos

Atente-se para os links recebidos dos emails, principalmente se for de remetentes desconhecidos.

Não abra links suspeitos. Uma prática que pode ajudar é passar o mouse em cima do link e verificar quais informações ficam disponíveis no canto inferior esquerdo da tela.

Senhas muito simples

Fuja de senhas óbvias e muito simples. Use caracteres especiais, números e diferencie maiúsculas de minúsculas.

Verificar o remetente do email

Confirme a procedência do remetente. Tenha bom senso quando receber emails de pessoas ou empresas desconhecidas e com abordagem suspeita na rede.

Conclusão

Seu email profissional é muito mais do que um mero canal de comunicação. Identidade, profissionalismo e credibilidade estão embutidos na troca de mensagens por um ótimo email profissional.

E mais uma dica, você já conhece nossa Base de Conhecimentos? Lá você encontra assuntos mais técnicos e específicos sobre diversos assuntos, incluindo email.

Tem algo mais que você gostaria de saber sobre emails corporativos? Deixe nos comentários que a gente busca essa informação para você.

O Autor

Author

Carlos E. / @carlosfelipe

Carlos Estrella é formado em jornalismo pela UFSC e tem as funções de redator, tradutor e SEO na Hostinger Brasil. Já trabalhou com jornalismo de games e tecnologia e hoje aplica essa experiência escrevendo posts e tutoriais no blog da Hostinger. Suas paixões incluem games, dar rolês com a namorada e amigos e ler artigos aleatórios da Wikipédia de madrugada.

Tutoriais relacionados

Author

Carlos Henrique Responder

julho 11 2018

Gostei pois personalizamos nosso email.

    Author

    arianegoncalves

    Respondido em julho 16 2018

    Oi, Carlos. Que bom que deu certo :)

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